A poco più di un mese dall’introduzione, nei Gmail Labs, del plugin per la gestione dei task con Gmail, è ora possibile accedere direttamente dal proprio cellulare alla lista degli impegni. Sarà infatti sufficiente puntare all’indirizzo http://www.gmail.com/tasks oppure, per i domini con Google Apps, all’indirizzo http://mail.google.com/tasks/a/nome-dominio.ext. Forse è superfluo specificarlo, ma tutte le modifiche apportate col cellulare saranno immediatamente registrate e sincronizzate nell’account Gmail e quindi visualizzabili dalla più classica interfaccia web.
Per i seguaci del metodo Getting Things Done, Gmail può diventare la piattaforma ideale per la gestione e l’organizzazione delle proprie azioni e dei propri impegni. Ci sono infatti almeno tre diverse soluzioni.
Gmail Tasks
Tra gli ultimi esperimenti usciti da Gmail Labs, Tasks aiuta a tenere traccia delle cose da fare senza abbandonare Gmail, in una finestra del tutto simile a quelle delle chat. L’interfaccia di Tasks è attivabile anche con le scorciatoie da tastiera (con i tasti shift + t). Pur essendo essenziale, consente di organizzare le attività in modo intuitivo, creando più liste, ognuna con task e sotto-task, con la possibilità di inserire note, date ed email associate, recuperabili con un solo clic.
GTDinbox
GTDInbox è un’estensione per Firefox, grazie alla quale si possono sfruttare a fondo le label di Gmail per gestire progetti, task e stati di avanzamento: sul sito si possono leggere esempi di utilizzo per la gestione di to do list, nel project management, per il team working o per il supporto ai clienti.
Nell’ambito del programma di formazione interna di Epicentro, ho avuto l’onore di organizzare e condurre una sessione dedicata all’uso intensivo di Gmail, il sistema gratuito di posta elettronica offerto da Google.
La scelta dell’argomento dell’incontro è stata dettata dalle esigenze di chi si trova a gestire quotidianamente una mole di email tale da dover richiedere interventi di razionalizzazione ed ottimizzazione del flusso di dati in entrata e in uscita: email da clienti e fornitori, newsletter, aggiornamenti da siti e forum, reminder ecc.
