Google introduce le cartelle pubbliche per Google Apps

Questa mattina, in treno, stavo spulciando come al solito il mio feed reader, per leggere le ultime novità pubblicate sui blog che seguo.

Mi è balzato subito all’occhio il titolo di un post pubblicato sul blog ufficiale di Google Docs: Shared folders and more in Google Docs. Ho voluto leggere subito il post, per verificare che si trattasse proprio di quello che un po’ tutti chiedevano da tempo: le cartelle pubbliche per condividere agevolmente i documenti tra colleghi/collaboratori/utenti di un dominio con Google Apps, proprio come succede da tempo con le cartelle pubbliche con Microsoft Exchange e Outlook. E, con un po’ di sorpresa, la risposta è: sì, finalmente ci sono le cartelle pubbliche in Google Apps!

Google Docs Shared Folders
Google Docs Shared Folders

In occasione dell’introduzione di altre funzionalità mi sono soffermato sugli aspetti tecnici, del tipo “come fare a condividere i documenti nelle cartelle pubbliche con Google Apps”, ma stavolta approfitterei per qualche considerazione. Se poi dovessi notare un aumento delle visite in ingresso per le chiavi associate a “cartelle condivise” e dintorni, potrei pensare ad integrare questo post.

Nell’esperienza quotidiana, discutendone e confrontandomi con Marco e gli altri amici di Epicentro, ci siamo resi conto che uno dei principali ostacoli all’adozione di Google Apps (o di altre soluzioni di cloud computing) nelle aziende sta nella difficoltà di abbandonare funzionalità  di uso quotidiano, soprattutto nelle organizzazioni più grandi.

Tra le funzionalità che mancavano a Google Apps per arrivare a competere con la soluzione di Microsoft, Exchange, c’erano appunto le cartelle pubbliche (o cartelle condivise: shared folders).

A parte le costanti migliorie alle componenti della suite (Gmail, Google Docs, Google Sites, Google Calendar), negli ultimi mesi alcune funzionalità sono state aggiunte per fronteggiare il colosso (Exchange) con il chiaro intento di offrire un’esperienza d’uso del tutto simile. In particolare, ricordo: l’accesso alla posta da parte di altri utenti autorizzati (la c.d. mail delegation; caso tipico: la segretaria che controlla e gestisce la posta per conto del proprio responsabile); il tool per la sincronizzazione di posta e calendario in Outlook (Google Apps Outlook Sync); e ora, per l’appunto, le cartelle pubbliche.

Ho avuto la fortuna di discutere di questi temi anche con il giornalista Juan Carlos Perez di IDG News Service, in uno scambio di email che è stato poi riassunto ed inserito nel suo articolo Outlook Separation Anxiety Holds Back Google Apps lo scorso mese di luglio, proprio in occasione del rilascio del tool per usare Google Apps con Outlook.

Il luogo comune delle aziende che non sono aperte all’innovazione andrebbe un po’ rivisto, a mio parere.
È vero che ci sono tante organizzazioni restie al cambiamento. Ma ci sono anche molte realtà che seguono con interesse le novità in ambito tecnologico.

La resistenza al cambiamento, a volte, è il risultato di un’analisi costi-benefici, in cui in misura più o meno consapevole vengono considerati anche i costi del cambiamento (“switching costs“), tali da convincere i responsabili IT a bocciare l’introduzione di nuove tecnologie.

Tornando al caso di Google Apps vs. Microsoft Exchange, è indubbio che tante aziende che si sono mosse come innovatori della prima ora, accettando la sfida di adottare al proprio interno una soluzione Web 2.0 (o forse sarebbe meglio etichettarla come SaaS – Software as a Service).

Altre aziende, invece, pur comprendendo la portata dell’innovazione (minori costi di infrastruttura e manutenzione, accesso ai servizi ovunque e in qualunque momento grazie all’interfaccia web, ecc), si sono limitate a seguirne gli sviluppi per adottare le soluzioni di cloud computing quando i benefici sull’organizzazione supereranno i costi totali.

Sarei curioso di sapere se altri hanno avuto le mie stesse impressioni su questi temi.